SmartOp in Licenza
Questa soluzione è pensata per realtà che operano con un numero superiore di 20 utenti e/o in più divisioni aziendali. La concessione in licenza, integrabile nella versione Base con ogni singolo modulo aggiuntivo, garantisce l’utilizzo di tutte le funzionalità non mettendo limite alla crescita aziendale.
SmartOp On-demand
La configurazione on-demand permette di contenere notevolmente i costi e limitare le funzionalità al numero di utenti che si intende coinvolgere concentrandosi sull’ottimizzazione dei processi e delle comunicazioni.
Configurazione ambiente di base e gestione della comunicazione
Modulo base che consente di gestire i processi predefiniti in fase di analisi con le seguenti funzionalità:
Comunicazione
Modulo che permette di gestire comunicazioni interne ed esterne. Mentre lo staff lavorerà in SmartOp, i clienti e fornitori riceveranno normali e-mail e le loro risposte saranno presenti nello storico di comunicazione dell’attività (procedura) specifica. Il sistema limiterà la visualizzazione alle sole comunicazioni che sono state indicate come pubbliche, mantenendo riservati tutti gli scambi avvenuti all’interno del vostro team di lavoro. È possibile impostare degli avvisi a tempo con la funzione di ricordare a utenti interni e/o esterni scadenze o richieste d’attività inerenti allo stato di procedura in corso.
Gestione delle attività
Tutte le attività in SmartOp a carico di un operatore o una divisione (settori: vari operatori con mansioni uguali) sono elencate nella “gestione richieste”. In questa sezione è possibile verificare il proprio carico di lavoro, “attività attribuite a me” o delle divisioni nelle quali l’utente è presente, “I miei settori”. Qui sono disponibili le scadenze e la possibilità di filtrare
Notifiche
SmartOp garantisce ad ogni operatore di sfruttare al massimo il tempo a sua disposizione prendendosi in carico tutte le attività di verifica delle scadenze e di aggiornamento sull’avanzamento del lavoro. Ogni volta che sarà richiesta l’azione di un operatore specifico o se viene aggiornata un’attività nella quale un operatore è coinvolto, SmartOp avviserà l’utente, così da richiedere la sua attenzione solo quando è veramente necessaria.
Scadenze ed escalation
SmartOp gestisce tempi e scadenze di processo valorizzando i tempi operativi (per questa funzionalità è necessario il modulo Time Tracker (F), e lo scorrere del tempo tra la creazione, aggiornamento e chiusura di ogni singola attività. È così possibile avere una percezione del tempo reale di ogni singola azione e/o del processo di sviluppo completo (per esempio, una commessa). È inoltre presente una gestione delle escalation. Questa funzionalità è basata su un valore numerico che aumenta ogni volta che una fase del processo viene ultimata in ritardo rispetto alle scadenze impostate. Questo incrementerà il punto escalation così da obbligare gli utenti a cooperare allo sviluppo di tale attività, trovandola come prioritaria tra le proprie azioni da svolgere. È altrettanto possibile amministrare (per i responsabili) i punti escalation, così da generare attività, che se pur non in ritardo, necessitano di essere svolte in forma prioritaria rispetto a quelle già pianificate.
Dashboard amministrativa
Aperta alle figure di controllo e amministratori, la dashboard amministrativa consente di avere una percezione di tutte le attività in corso e archiviate gestite in SmartOp. È presente un’ampia selezione di filtri multipli (tipo, stato, oggetto, in base ai moduli attivi) ed è possibile avere accesso diretto alle attività e modificare il fattore di escalation.
Tracciato completo delle attività
SmartOp garantisce una visione “olistica” e globale delle attività in corso e svolte, così da fornire una percezione delle risorse, delle necessità e problematiche alle quali l’azienda deve far fronte per ottimizzare i processi di lavoro. Questo fattore è fortemente coadiuvato dalla possibilità di generare richieste cosiddette “figlio” che, sviluppate parallele alla richiesta “padre” permettono di comprendere, in fase di analisi, l’esatto sviluppo di un’attività complessa. Per esempio, la richiesta di un preventivo che prevede a sua volta ulteriori richieste a fornitori, può essere gestita come richiesta padre, tutto ciò che concerne la comunicazione con il cliente sarà nella richiesta padre, mentre verranno create una o più richieste figlio nelle quali gestire le richieste a fornitori e partner. SmartOp mostrerà chiaramente e in modo ordinato lo stato di correlazione di tutte le attività in termini di relazione, tempi e risultati.
La gestione dei processi è il modulo fondamentale per amministrare, in autonomia, le procedure all’interno di SmartOp. Nello specifico è possibile:
- Creare, modificare e cancellare procedure
- Gestire tempi e scadenze
- Gestire le logiche di notifica mail
- Gestire le mail automatiche di avviso a tempo
- Impostare risposte predefinite
- Attribuire le aree aziendali per singola fase
- Definire i campi visualizzabili dall’utente per singola fase
- Correlare ogni procedura ad altre procedure così da creare anche dinamiche di scelta multipla. Nello specifico, ogni procedura può terminare, far scegliere all’utente una prosecuzione in altre procedure, o ancora, chiudere l’attività in corso e attivarne una o più in maniera indipendente.
Questo modulo consente di creare e amministrare un organigramma funzionale di una o più strutture aziendali. Strutturato ad albero, è possibile creare divisioni che a loro volta possono contenerne ulteriori, così da creare una struttura piramidale, nella quale una divisione in testa (con presenti uno o più responsabili) può amministrare anche le attività di quelle ad essa subordinate.
Le due funzionalità sono:
-
Amministrazione degli utenti
Per tutte le aziende che contano divisioni aziendali decentrate e/o operatori a distanza, con la gestione dell’organigramma SmartOp è possibile operare nella quotidianità come se a tutti gli effetti si lavorasse nello stesso ambiente.
-
Gestione del personale
Grazie all’agilità con la quale vengono gestite le attribuzioni nell’organigramma, SmartOp consente di spostare gli utenti da una divisione all’altra, così da amministrare assenze e sostituzioni in modo rapido ed efficace. Un utente che viene attribuito ad un’area non solo riceverà le attività proprietarie della stessa, ma avrà visione e operatività di quelle già presenti.
Gestione Clienti (C)
SmartOp, per facilitare le logiche di amministrazione delle attività e rendicontazione, offre la possibilità di gestire l’anagrafica clienti. Si tratta di un database di base che può essere gestito stand alone o collegato direttamente al gestionale aziendale.
Gestione Commesse (D)
SmartOp, per facilitare le logiche di amministrazione delle attività e rendicontazione, offre la possibilità di gestire l’anagrafica clienti. Si tratta di un database di base che può essere gestito stand alone o collegato direttamente al gestionale aziendale.
Gestione Risposte Predefinite FAQ (E)
Creato per facilitare le attività di risposta a collaboratori e clienti/fornitori, questo modulo permette di registrare testi predefiniti (modelli) così da poter essere richiamati in fase di risposta. In questo modo, oltre a garantire nelle singole fasi un protocollo di risposta condiviso per tutta l’azienda, anche multi lingua, si risparmia, a differenza della classica corrispondenza tramite client e-mail, molto tempo nel digitare spesso le stesse risposte.
Modulo Time Tracker (F)
SmartOp consente di monitorare i tempi di esecuzione delle attività per singolo operatore. Questo modulo, integrabile nella gestione delle attività (agisce in fase di inserimento degli aggiornamenti ore/minuti) offre la possibilità di conteggiare a consuntivo i tempi (Operatore/Data/Ore/minuti) e permette un monitoraggio per singolo operatore, così da poter integrare eventuali tempi aggiuntivi non registrati in precedenza o nel caso non abbia raggiunto il monte ore giornaliero richiesto.
Gestione Ruoli e Costo Operatore (G)
Questo modulo permette d’impostare per singolo operatore un ruolo aziendale (senior, junior, ecc.) e relativo costo orario. In questo modo sarà possibile sviluppare dei report di consuntivazione a valore per cliente/commessa/operatore/attività.
Importazione Anagrafiche e Integrazione con il Gestionale Aziendale (H)
SmartOp permette di integrare nei moduli anagrafici le informazioni che provengono dai gestionali aziendali. Per quanto riguarda l’implementazione dell’aspetto procedurale, abbiamo sviluppato un comportamento che consente di attivare procedure specifiche semplicemente inviando una mail alla casella configurata in SmartOp indicando semplicemente in oggetto il nome della preceduta da attivare. In questo modo è possibile dare il via a qualsiasi procedura senza attuare pesanti integrazioni lato gestionale.
Report (J)
Oltre alla gestione dei processi è fondamentale garantire un supporto informativo che consenta di avere la percezione dell’efficienza del proprio staff e della correttezza delle procedure in uso. SmartOp, grazie al modulo report è possibile consentire alla divisione aziendale adibita all’analisi delle performance di comprendere in modo preciso non solo quantità, ma anche la qualità del lavoro svolto dal team. In questo si favorisce in modo proattivo una crescita basata su dati e fatti oggettivi non interpretabili.
SmartOp Piano di manutenzione
SmartOp essendo un servizio in cloud, necessità di una costante azione di aggiornamento e ottimizzazione. Il nostro piano di manutenzione garantisce non solo un aggiornamento tecnico, secondo gli standard richiesti dal web, ma anche l’aggiornamento dei moduli, sviluppati dal nostro team.
SmartOp Piano pacchetto d’assistenza telefonica
Inoltre, è possibile usufruire del nostro servizio d’assistenza tecnica, in orari d’ufficio. Tale servizio è sottoposto ad un costante monitoraggio e viene valutato e quantificato anno per anno in funzione del numero di utenti e del traffico dati generato.