SmartOp - Caratteristiche - Quanto sei smart? - BPM 2.0

SmartOp

Caratteristiche

Quanto sei smart?

Storico delle richieste

Ogni singola richiesta viene protocollata in automatico, integrata in uno storico temporale e viene firmata dal suo autore. Che si tratti di un membro dello staff, di un fornitore o cliente, all’interno della linea temporale è possibile avere chiara visione di tutti gli interventi. Oltre alle comunicazioni sono presenti anche i documenti allegati.

Aggiornamenti e Modifiche

Essere costantemente aggiornati sulle attività nelle quali si è coinvolti. Grazie al sistema di notifica intelligente è possibile concentrarsi solo sulle scadenze e/o attività che hanno subito una modifica da clienti, collaboratori o fornitori.

Messaggi Mail. Tutto integrato

Mentre la tua azienda lavorerà con tutte le potenzialità di comunicazione e aggiornamento di SmartOp, clienti, fornitori e collaboratori riceveranno email che gli consentiranno di comunicare come di consueto. La grande differenza e che ogni risposta verrà registrata nella cronistoria della richiesta, così da poter archiviare ogni intervento nella giusta richiesta e contesto. Basta perdere tempo nel cercare mail ricevute mesi fa per chiarire una posizione.

Organizzazione

Digitalizzare la struttura aziendale

Poter dividere le attività per competenza, determinare le politiche di visibilità di moduli e documenti, inserire e trasferire le risorse in modo rapido e veloce.

Digitalizzare i processi

Senza nessun tipo di conoscenza tecnica, ma grazie alla vostra esperienza operativa è possibile integrare e mettere in opera i processi in SmartOp. La logica di gestione e correlazione delle procedure permette di creare flussi e logiche decisionali in grado di essere applicabili ad ogni settore e struttura organizzativa.

Organizzazione del flusso di lavoro

Ogni operatore dispone di una scrivania di lavoro che contempla esclusivamente le attività di sua competenza e/o attribuite al suo settore. Ogni attività riporta chiaramente scadenze, necessità e stato dell’arte, così da rendere l’operatore sempre più indipendente e aggiornato.

Responsabili sempre sul pezzo

I responsabili d’area o i manager dispongono di scrivanie speciali che gli consentono di mantenere monitorato il flusso delle attività generali, così da avere una visione complessiva per cliente e commessa, fino a comprendere le evoluzioni di ogni singola richiesta.

Qualità e formazione

Dal controllo qualità alla garanzia di qualità

SmartOp integra un sistema esclusivo di codifica dei punti necessari all’esecuzione di ogni attività, così da poter trasferire all’operatore le logiche che determinano la qualità del processo da lui eseguito. Questa logica rapportata a tutto il flusso di lavoro garantisce ai vostri clienti una qualità di servizio/prodotto senza precedenti.

Trasferire le competenze

Le logiche di gestione delle attività sviluppate in SmartOp facilitano il trasferimento delle competenze non solo all’interno del reparto, ma grazie alla dipendenza tra procedure, si favorisce una consapevolezza delle necessità in tutto il sistema aziendale, per rendere il prodotto/servizio all’altezza delle aspettative del cliente.

Garantire e ricevere risposte efficaci

Tutte le attività operative in SmartOp dispongono di sistemi di analisi del tempo di risposta e conseguente azione. In questo modo nulla rimane indietro, che si tratti di una conferma di un cliente o della necessità di effettuare un’attività interna.

Rendicontazione

Registrare attività per competenza

Gestire la rendicontazione dei tempi di esecuzione delle attività potendo attribuire dei profili di costo per tipologia d’operatore. Questa funzione è utile anche per facilitare la valutazione di che tipo di risorse (senior, junior) che un’area necessita.

Analisi giornaliera

Possibilità di avere a disposizione un totalizzatore giornaliero che permette ad ogni singolo operatore di prendere visione ed integrare la distribuzione delle ore giornaliere all’interno di ogni singola attività.

Analizzare tempi di esecuzione

Oltre al tempo operativo, SmartOp monitora il tempo di esecuzione e chiusura di ogni singola fase. Questa dinamica permette di avere un controllo totale dei tempi di risposta singoli, medi e statistici di come vengono svolte le commesse all’interno dell’organizzazione. Questa logica favorisce una maggior consapevolezza delle aree nelle quali è necessario porre maggior attenzione nonché investimento in termine correttivo.

Ottimizzazione

Livellare le responsabilità

Il metodo proposto da SmartOp consente a tutta la struttura operativa di rendersi promotore delle necessità che determinano la qualità di ogni singolo flusso procedurale. In pratica ogni operatore, interfacciandosi con la figura di riferimento, potrà concorrere nello sviluppare procedure più efficaci, frutto della sua diretta conoscenza ed esperienza della materia. Questo permette di alleggerire il controllo delle aree manageriali, favorendo una maggior presa di coscienza, per singolo operatore, del proprio ruolo

Migliorare solo dove serve

Il sistema di analisi di SmartOp mette in evidenza le aree e le procedure che necessitano di esser ottimizzate poiché, differendo dai tempi e modalità pianificate, non consentono di raggiungere il livello di efficienza richiesto. Questo avviene senza limitare la quotidianità, ma tramite la registrazione di quegli eventi che si scostano dalla pianificazione effettuata.

Ottimizzare tempi e costi

Calare SmartOp nella quotidianità significa concentrarsi principalmente sul proprio lavoro, lasciando scadenze, ordine di lavoro, comunicazione e solleciti a SmartOp. Questo è un naturale risparmio di tempo che si traduce non solo in denaro, ma in una progressiva riduzione dello stress, dei tempi morti e in una comprensione delle reali necessità di ogni singola area aziendale.

Snello ed interfacciabile

La chiusura del cerchio (Operation e Produzione)

Se disponi di un controllo di produzione, con SmartOp sarà possibile chiudere il cerchio. Infatti unendo i dati analitici delle attività extra produttive, rilevate dalla nostra piattaforma, unitamente ai dati estrapolati dai sistemi di analisi di produzione, si potrà avere un controllo completo di costi e margini di commessa.

Aperto e integrabile

SmartOp, grazie alla tecnologia API comunica con ogni sistema che contempli lettura e scrittura dei dati. Dalla semplice sincronizzazione delle anagrafiche, all’interazione diretta all’interno delle procedure, per garantire un’efficienza di processo senza precedenti.

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